1. Innledning
I byggeprosjekter inngår møter som en svært sentral og nødvendig aktivitet for å sikre dialog, styring, samordning og kontroll av prosjektet.
En forutsetning for et godt gjennomført prosjekt er at møtene fungerer, at man har en god og konstruktiv dialog og at partene har en profesjonell tilnærming til hverandre.
Avhengig av prosjektenes kompleksitet kan man også ha ulike typer av møter.
Antall typer møter vil også variere avhengig av hva slags kontraktstype og ikke minst gjennomføringsmodell som er valgt for prosjektet.
Hvilke møtetyper man velger vil som oftest avhenge av preferanser, og det er ingen fasitsvar.
Noen foretrekker egne møter om fremdrift, andre vil ha særmøter om økonomiske forhold som f eks endringer, det kan være møter som kun omhandler utvikling av FDV-kartotek osv.
I denne artikkelen skal vi kun ha fokus på de møtetypene som er særskilt behandlet i standardkontraktene.
2. Oversikt over reglene
Nedenfor har vi inntatt en matrise som viser hvilke bestemmelser i standardkontraktene som omhandler møter.
3. Om totalentreprenørmøter og byggemøter og hva som behandles
Man kan spørre seg om hvorfor det er ulike begreper på samme type møter. I NS 8415 og NS 8416 kalles møtet byggemøte, mens det heter totalentreprenørmøte i NS 8417.
Uavhengig navnet er dette formelle møter som avholdes mellom hhv hoved-/totalentreprenør på den ene siden og underentreprenøren på den andre. I NS 8417 kontrakter kalles for øvrig underentreprenøren for totalunderentreprenør.
Felles for disse møtene er at dette er det viktigste møteforumet mellom de kontraktspartene. Der behandles og avgjøres de fleste spørsmål som er av særlig viktighet.
Til tross for dette er standardkontraktene ganske tause om hvilke saker det er som skal behandles i disse møtene.
NS 8415 punkt 7.1 og NS 8416 punkt 6 sier kun at man skal behandle «ordinære saker» i byggemøtene, mens det av NS 8417 punkt 4.2 fremgår at møtene skal omhandle «prosjektering, utførelse og fremdrift av arbeidene».
Til tross for manglende spesifisering av hva som ellers behandles i slike møter, har ikke partene normalt problemer med å avgjøre hva man behandler.
Hva som behandles i disse møtene er nok mest et spørsmål om hva som er praktisk i det enkelte prosjekt og hvordan prosjektet utvikler seg, og ikke et rettslig spørsmål.
Ofte velger partene å avholde særmøter ad hoc, og man avholder også tematiske særmøter jevnlig og parallelt med bygge- eller totalentreprenørmøter så lenge det er behov for dette. Dette tar standardkontraktene også høyde for. Vi viser i den forbindelse til NS 8415 punkt 7.2, annet ledd og NS 8417 punkt 4.1, siste ledd hvor det fremgår at hver av partene kan «kreve at det holdes egne møter for å ta opp særskilte problemstillinger».
Det er uansett avtalefrihet, og partene kan selv avgjøre hva slags møter man ønsker å avholde. Noen emner er det imidlertid ganske vanlig at man har egne særmøter for.
Som eksempel nevnes fremdriftsmøter hvor hovedfokus vil kunne være samordning, koordinering, rapportering av evt utfordringer fremover i tid og "utlufting" dersom noen av yunderentreprenørene har utfordringer med hoved- eller totalentreårenør, evt sideordnede underentreprenører osv.
Et annet eksempel er særmøter hvor hovedtemaet er endringsordrer og irregulære endringer. Slike krav vil ofte involvere personer med ulik kompetanse og de vil også medføre krav på hhv vederlagsjustering (som partene vil ha behov for å diskutere) og ofte krav på fristforlengelse. I et prosjekt med mange, sideordnede entreprenører hvor det er en del avhengigheter mellom ulike aktører vil slike møter kunne løse mange utfordringer.
Et tredje eksempel er tekniske avklaringsmøter. Det er sjelden fornuftig å behandle slike spørsmål uten fagpersoner samtidig som det ikke er nødvendig å bruke tid i bygge- eller totalentreprenørmøter for å diskutere slike spørsmål med mange andre til stede.
Felles for alle slike særmøter er at man er seg bevisst om de som møter skal ha fullmakt til å treffe beslutninger innen de emnene som behandles, eller ikke.
Erfaringsmessig løser man dette ulikt.
Det kan imidlertid være fornuftig at slike møter kun benyttes til saksforberedelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag, og hvor de endelige beslutningene tas i bygge- eller totalentreprenørmøtet.
Uansett er det viktig at partene er seg bevisst at hhv byggemøter og totalentreprenørmøter har en helt sentral og formelle posisjon i byggeprosjekter og entrepriseretten.
Vi kommer nærmere tilbake til dette i punkt 5 hvor vi skriver litt om referater.
4. Hvem møter og hvilken fullmakt må man ha?
I artikkelen «Partenes representanter», som kan leses her, har vi skrevet en del om fullmakter.
Der fremgår bl.a at den som møter i byggemøter eller totalentreprenørmøter må ha fullmakt til å avgjøre «ordinære saker», jfr NS 8417 punkt 4.2, annet ledd, NS 8415 punkt 7.1, tredje ledd og NS 8416 punkt 6, tredje ledd.
Dette i motsetning til «partenes representanter» som skal ha fullmakt til å «fatte alle beslutninger i anledning kontrakten».
Den som møter i hhv byggemøte eller totalentreprenørmøter forutsettes derfor å ha en fullmakt som er mindre omfattende enn den partenes representant har.
Det betyr likevel ikke at partenes representanter kan møte. Ofte gjør de det, men de kan altså sende andre i sitt sted.
5. Om referater fra bygge- og totalentreprenørmøter
Innkalling til møter og utarbeidelse av referat tilligger hovedentreprenøren i utførelsesentrepriser og totalentreprenør i totalentrepriser, jfr NS 8415 punkt 7.1, NS 8416 punkt 6og NS 8417 punkt 4.2.
Utkast til referat skal «sendes i god tid før neste møte» og vi viser til de bestemmelsene som er nevnt over.
Det skjer ikke sjeldent at den som utarbeider referat sender utkastet til de andre deltakerne kun få dager før påfølgende møte.
Etter vårt syn er dette uheldig.
Normalt avholdes byggemøter og totalentreprenørmøter hver fjortende dag.
Hvis det går 10 – 12 dager før man mottar utkastet vil en del detaljer allerede være glemt, og i beste fall blir man påminnet om mye når man leser gjennom utkastet evt også oppfrisker hukommelsen ved å gjennomgå egne møtenotater. Det er likevel ikke alltid tilstrekkelig og ting blir glemt.
I tillegg vil man ha kort tid til å inngi sine kommentarer før neste møte når utkastet oversendes like før neste møte. I en hektisk hverdag kan dette by på utfordringer.
Man skal heller ikke se bort fra at en av partene fremsatte et varsel eller svarte på et varsel i det foregående møtet og hvor dette skal fremgå av utkastet til referat.
I en artikkel om varsel og krav som kan leses her, påpeker vi at varsler og svar på slike er å anse som skriftlige dersom de fremgår av referatet fra disse møtene.
Når man samtidig tar i betraktning at både NS 8415 og NS 8417 inneholder en rekke preklusive frister hvor konsekvensen av manglende eller uriktig varsling er at krav tapes, sier det seg selv at utkast til referater hvor varsler eller svar på slike kan ha vært tema bør sendes ut rimelig raskt.
Vårt råd er derfor at referenten heller sendet utkastet til de andre deltakerne kort tid etter avholdt møte, fremfor i god tid før neste møte. (Hva som er god tid vil nok variere veldig fra person til person).
Uansett tidspunkt for mottak av et utkast er det viktig å være klar over regelen om kommentarer til referatet må fremsette «uten ugrunnet opphold" og "senest i første ordinære» møte «etter at referatet er mottatt».
Man skal være seg bevisst den bevismessige verdi slike referater har dersom prosjektet senere ender i en rettslig tvist.
For det første er referatene utarbeidet på tidspunkter hvor det ikke nødvendigvis har vært klart for partene at man ville ende i en tvist. Uten holdepunkter for annet vil derfor retten oppfatte referatene som genuine og ærlige mht det som står i disse.
Dette understøttes av det andre forholdet, nemlig at referatene har vært gjenstand for kontradiksjon. Med det menes at alle deltakende parter har fått anledning til å kontrollere det som stod der, og de har hatt anledning til selv få inntatt sine kommentarer i den grad de har vært uenige i utkastet.
For det tredje vil det normalt ha gått svært lang tid mellom referatenes utarbeidelse og tidspunktet for tvisten. Den menneskelige hukommelse er tidvis noe "svak", mens ordlyden i referatene er upåvirket av tiden som har gått.
6. Om oppstartsmøter
I NS 8417 punkt 4.1, annet ledd og NS 8415 punkt 7.2 er det inntatt en bestemmelse om at før «arbeidene starter, kan hver av partene innkalle til et oppstartsmøte for å avklare og gjennomgå partenes samarbeids- og beslutningsrutiner».
Ofte vil hoved-/totalentreprenøren ha lagt opp til slikt oppstartsmøte allerede ved utsendelse av sitt tilbuds- eller konkurransegrunnlag. Det vil gjerne stå en del om hva man ønsker å oppnå med et oppstartsmøte i de prosjektadministrative rutinene, hva man skal behandle, hvordan det skal avholdes og hvem som skal delta.
Vårt råd er at oppstartsmøter avholdes. Det er et godt egnet forum for å tilrettelegge for et godt samarbeid. Desto mer konkrete mål man har og tilpassede aktiviteter desto bedre.
Det er selvfølgelig viktig at nøkkelpersonene fra begge parters organisasjoner deltar, at alle har fått oppgaver som skal forberedes og presenteres på oppstartsmøtet.
Etter vårt syn er det ikke bare hoved-/totalentreprenøren som skal bidra, redegjøre og forklare hvordan hoved-/totalentreprenøren ønsker at ting skal være.
Underentreprenøren har en minst like sentral rolle i dette, og fortrinnsvis bør slike møter avholdes med samtlige (eller de fleste) underentreprenører til stede.
Man kan kort og godt bruke «forventningsavklaring» som stikkord for et oppstartsmøte hvor man har fokus på samarbeid og gjensidig respekt for hverandre roller og interesser.
Foruten at alle presenterer seg selv og forteller om sin rolle i prosjektet vil det være naturlig å gjennomgå PA-rutiner, fremdrift, kvalitetssikringsrutiner mm.
I dag er de fleste bygg forholdsvis kompliserte med hensyn til teknisk infrastruktur og kravene til FDV skjerpes.
Følgelig bør man også vurdere å bruke tid på slike spørsmål for å tilrettelegge så godt som mulig for en god, systematisk ferdigstillelse.
