13. Organisatorisk tilrettelegging av samarbeidet i fase 1
13.1 Overordnet
Her behandler vi noen elementer som forskningsrapportene fremhever som særlig viktige, og som ofte betegnes som «myke verdier».
Flere av disse vil det også være viktig å ta hensyn til ved gjennomføring av prosjekter på en tradisjonell måte. Et naturlig sted å forankre disse vil gjerne være de prosjektadministrative rutinene (PA-bok).
En underliggende dimensjon ved disse elementene er at man får muligheten til å bygge en god kultur mellom de enkelte deltakerne i prosjektet med fokus på tillitsskapende adferd og åpenhet.
13.2 Oppstartsmøte/-samling
I alle prosjekter, og uten hensyn til valgt gjennomføringsmodell, anbefaler vi at man avholder oppstartsmøter.
Vi har skrevet en del om dette i artikkelsamlingen "Standardkontrakter på hovednivå" og den artikkelen kan leses her.
Selv om artikkelen omhandler oppstartsmøtet før man iverksetter fase 2, men innholdet er minst like relevant før oppstart av samspill i fase 1.
Hvor mye tid som skal avsettes til oppstartsmøtet, eller samlingen, vil sikkert kunne variere. I mange prosjekter velger man å reise bort og bruke en hel dag, eller flere.
Det sentrale er at man avsetter nok tid, at alle stiller godt forberedt og at programmet oppleves som meningsfylt.
13.3 Workshops
Blant de elementer som fremheves som særlig viktig i bl.a. den første Concept-rapporten (Sintef, 2016) er bruken av workshops.
Workshops vil typisk omhandle konkrete temaer og hvor man ønsker å bringe hele teamet sammen for om mulig forløse kreativitet og skaperglede.
Målet med workshops bør være å finne gode løsninger – sammen.
13.4 Evalueringer underveis
Samspill som gjennomføres i store prosjekter vil – av naturlige årsaker – pågå over et lengre tidsrom. Etter hvert som tiden går og man får erfaring med å arbeide sammen – på tvers av egne moderorganisasjoner – får man et godt grunnlag for å evaluere.
Man bør invitere til at alle evaluerer seg selv, sitt eget team, de øvrige deltakerne og ikke minst ledelsen.
Gjennomført på en riktig måte vil alle kunne ha nytte av slike evalueringer.
Etter vårt syn bør bruken av evalueringer være et av de emnene som gjennomgås allerede på oppstartsmøtet.
Man bør også redegjøre for hvordan evalueringene gjennomføres, hva man blir bedt om å svare på av spørsmål og ikke minst drøfte suksesskriterier for samspillet. På den måten vil alle få anledning til å påvirke samhandllingen, og ikke minst innrette seg i samsvar med de mål og kriterier man enes om. Vi tror dette kan være med på å skape en god kultur i samspillet.
I hvilken grad man skal klare seg med de ressursene som allerede er en del av samspillet, eller om det kan være naturlig å bringe inn eksterne krefter til å bistå i slike evalueringer, vil vi ikke ha en bestemt oppfatning om. Derimot kan det være fornuftig å gjøre seg noen tanker om dette selv, og så ta et begrunnet valg.
13.5 Hva med samlokalisering ?
Forskningsrapportene viser at det er delte oppfatninger og erfaringer med samlokalisering.
Dersom vi skulle oppsummere erfaringene er det nok riktigst å si – på et generelt grunnlag – at samlokalisering vil være naturlig i noen faser, men ikke i andre.
Man bør nok ha en fleksibel holdning til det som gjelder samlokalisering.
For det første kan det bli svært kostnadskrevende. Byggherren må betale for reisetid og deltakernes arbeidsdag blir forkortet. Det er heller ikke gitt at folk arbeider like rasjonelt når de sitter samlokalisert og utenfor sitt faste arbeidsmiljø.
For det andre kan man få utfordringer med logistikken. Det kan være at nødvendige kontormaskiner blir en mangelvare, de står plassert langt fra enkeltes kontorplasser eller kontorene som sådan blir uhensiktsmessige.
For det tredje vil samlokalisering kunne medføre mye dødtid for de prosjekterende. Et argument som benyttes for å samlokalisere er nemlig at alle skal holdes oppdatert om det som skjer - nærmest til enhver tid. Hvis man rendyrker den tanken må det bety at folk må lytte til noe andre redegjør for - også når temaet er uten betydning for den som lytter.
For det fjerde ligger det i samlokaliseringens natur at deltakerne tas ut av sine vante miljøer. Konsekvensen av det er at man mister nærhet til kollegaer etc. Dette kan være folk som man ellers ville ha brukt som sparringspartnere.
Vi tror ulempene med samlokalisering er større enn fordelene.
Riktig nok går man glipp av noe ved å sitte hver for seg, men dette kan også avhjelpes ved hyppigere bruk av workshops for dem som naturlig bør delta. I tillegg kan man samle alle jevnlig - f eks hver 2., 3. eller 4.uke - for å oppdatere alle på status, hva som skal skje frem til neste samling osv.
I tillegg er det et faktum at digitale verktøy gjør det vesentlig enklere å samhandle uten å sitte fysisk samme sted, enn tidligere.
14. Incitamenter
14.1 Overordnet
Når man omtaler samspill i form av incitamentsavtaler er det først og fremst samspill i fase 2 med målsum, bonus og malus som står i fokus.
Vi har ikke selv erfaring med incitamenter i fase 1, og det fremgår heller ikke av forskningsrapportene at man benytter dette i fase 1.
Tvert imot fremgår det av Concept-rapport nr 74 at det oppleves å være et problem at de prosjekterende kun jobber på timer.
Det synes å være to utfordringer ved dette.
For det første nevnes at de prosjekterendes interesse er å produsere flest mulige timer. I forlengelsen av dette nevnes at de prosjekterende ikke har samme incitament som totalentreprenør til å holde kostnadene innenfor målsum fordi de ikke risikerer malus.
Vi stiller oss litt tvilende til disse utsagnene, men tar de med slik at partene i et mulig samspill kan ta høyde for dette selv. Etter vårt syn er det ikke sannsynlig at de prosjekterende jobber mindre rasjonelt i et samspill gitt ordinære arbeidsforhold, enn tradisjonelt. Derimot tror vi samspill i seg selv medfører mer bruk av tid, ref det som tidligere er skrevet om at samspill er krevende.
For øvrig mener vi det er naturlig at de prosjekterende ikke omfattes av en ordning hvor de risikerer å måtte betale deler av en evt overskridelse av målsum (malus) i fase 2. Timesatsene inneholder i det alt vesentlige kostnadsdekning og kun et mindre fortjenesteelement. Dernest vil en overskridelse av målsum i det alt vesentlige bestå av kostnader til entreprenør i form av timekost til mannskap og maskiner, kostnader til diverse verktøy, materialer osv. Det vil derfor ikke være et rimelig forhold mellom overskridelsen og de timer som de prosjekterende har brukt på sitt arbeid.
Annerledes er det med en mulig incitamentsordning for de prosjekterende i fase 1, se punkt 14.2 nedenfor.
Vi er ikke kjent med slike ordninger fra andre prosjekter, og slike er heller ikke omtalt i forskningsrapportene. Innspillet er derfor vårt eget, men vi mener det kan være verdt å reflektere over det.
14.2 Incitamenter for de prosjekterende i fase 1
Oppgaven til de prosjekterende i fase 1 er å bringe frem et forprosjekt med tilhørende funksjons- og ytelsesbeskrivelser.
Desto mer modent et forprosjekt er, desto mer realistisk blir kalkylen og desto mindre blir risikoen for uventede kostnader i gjennomføringsfasen (fase 2).
Det innebærer at gode forprosjekt sikrer byggherren forutsigbarhet og totalentreprenøren sikkerhet for at tilbudt sum eller målpris er riktig. For både byggherre og totalentreprenør reduseres også risikoen for uenigheter og tvist.
Hvis dette er et riktig utgangspunkt vil det kunne være interessant å etablere en incitamentsordning for de som deltar i fase 1, og hvor formålet er å bygge opp under disse målsettingene for fase 2.
Vi ser i så fall for oss en incitamentsordning sammensatt av flere elementer.
Det viktigste elementet tar utgangspunkt i resultatet av fase 2.
Hvis sluttresultatet er bedre eller om lag jevngodt med kalkyle (målsum og/ eller avtalt kontraktssum) taler det for at forprosjektet var godt (og modent).
Hvis man slipper uforutsette kostnader vil det i seg selv være en bekreftelse på at de prosjekterende i fase 1 gjorde en god jobb.
Følgelig kan man vurdere om det bør avsettes et beløp som kan brukes for å utbetale bonuser til de prosjekterende i fase 1 - etter at man har gjennomført fase 2 på en vellykket måte.
Et argument som kan benyttes mot en slik ordning er at man derved risikerer at de prosjekterende blir utilsiktet motivert til å benytte unødig mange timer i fase 1.
Det er likevel ikke lett å identifisere hva som evt måtte være unødvendig tidsbruk.
Som tidligere nevnt vil samspill uansett medføre et merforbruk av tid fordi det er krevende, ref det vi skrev om bl.a. samlokalisering. I tillegg vil også byggherren ha interesse av at man detaljprosjekterer en god del i fase 1 for å sikre forutsigbarhet, og det medfører også økt timepådrag.
Vi tror en evt bonus for de prosjekterende i fase 1, og som knyttes opp mot utfallet av fase 2, vil kunne gi de prosjekterende et incitament til å tenke kreativt uten at dette nødvendigvis medfører et unødig merforbruk av timer.
Man skal heller ikke se bort fra at de prosjekterende vil føle seg enda mer delaktig i samspillet hvis man får slike incitamenter.
Motstykket til dette er at ingen av de som involveres i samspillet bør ha egne incitamentsordninger fra sin arbeidsgiver.
Etter vårt syn er slike incitamentsordninger egnet til å undergrave de målsettinger som samspillet er ment å ivareta. Dette fordi slike incitamentsordninger knyttes opp mot det den enkelte deltaker klarer å skaffe sin arbeidsgiver av merverdi og ikke merverdier for samspillet.
Dette gjelder både for fase 1, og det gjelder for fase 2.
Avslutningsvis nevner vi at Concept-rapport nr 74 advarer mot ordninger hvor de prosjekterende er bundet av fastprisavtaler.
Hvis de prosjekterende arbeider på en slik avtale vil konsekvensen bli at oppdraget behandles "stemoderlig" og da må man påregne utfordringer i fase 2 som man ikke forutså.
14.3 Incitament særskilt for totalentreprenør i fase 1
Vi har tidligere vært inne på det forhold at totalentreprenøren incitament for å delta i et samspill ikke er for å få timebetaling for sine erfarne driftsfolk.
Totalentreprenøren deltar som oftest i samspillets fase 1 for om mulig få selve kontrakten i fase 2.
Samtidig er det kjent fra mange kontrakter at byggherren oftest setter som en forutsetning når fase 1 er avsluttet, at man skal kunne utlyse en åpen tilbudskonkurranse hvor totalentreprenøren fra samspillets fase 1 risikerer å tape overfor en annen entreprenør som tilbyr en lavere pris.
Vi tror dette er direkte skadelig for samspillet i fase 1 av den enkle grunn at totalentreprenør vil være forsiktig med å bruke sine beste folk når det gjelder som mest for byggherren.
Ved å fjerne akkurat den ene opsjonen vil totalentreprenøren vite at han har rimelig kontroll og realistisk mulighet for å få oppdraget i fase 2. Det vil tilskynde ham til å bruke sine beste folk i fase 1.
Vi understreker at dette ikke forhindrer byggherren fra å ta forbehold om at står fritt til å beslutte om fase 2 skal gjennomføres. Det hindrer heller ikke byggherren fra å holde åpent om fase 2 skal gjennomføres på tradisjonelt vis eller som et samspill med malus/ bonus. Byggherren kan også knytte forutsetninger til sitt valg i den forstand at partene må ha kommet frem til en omforent kalkyle m.v. Det må også stå byggherren fritt å akseptere evt avslå et tilbud om fast pris.
I alle tilfeller har totalentreprenøren rimelig kontroll og langt større sikkerhet for å få oppdraget i fase 2 enn der byggherren skal stå helt fritt til evt utlyse en konkurranse.
Dette forslaget tar utgangspunkt i en erfaring som fremgår av Concept-rapport nr 74, nemlig at byggherrene kun i svært begrenset grad skiftet totalentreprenør fra fase 1 til fase 2.
Forklaringen var, slik vi har forstått det, at byggherrene anså det tross alt som mest trygt å benytte den totalentreprenøren som hadde blitt godt kjent med prosjektet i løpet av fase 1.
Byggherren tar derfor ingen reell tilleggsrisiko ved å lempe på sitt krav om full frihet til å lyse ut en åpen tilbudskonkurranse. Uansett tror vi gevinsten i form av en totalentreprenør som virkelig setter på sine beste folk mer enn oppveier dette.
Ved å utvise slik tillit til totalentreprenør viser også byggherren at man mener alvor når man inviterer til samspill. Som tidligere nevnt; de gode samspill er preget av åpenhet, gjensidig tillit og felles målsetting.
15. Avsluttende kommentar
Det er utvilsomt mye å ta tak i når man skal redegjøre for samspill og de ulike kriterier som kan medføre suksess eller fiasko.
Vi er enige i synspunktet om at det er «folkene det kommer an på», men det blir litt enkelt.
Etter å ha prosedert vår andel av tvister, og ikke minst bistått i fase 2 av en rekke prosjekter, er vi ikke i tvil om at alle bygge- eller anleggsprosjekter har nytte av gode folk på alle sider av bordet.
Enhver gjennomføringsmodell forutsetter bra folk.
Samtidig er det utvilsomt klart at samspill er krevende. I samspill utviskes grensene mellom de ulike rolleinnehaverne i en viss grad, og da blir det ekstra påkrevet med gode folk.
I tillegg blir det spesielt viktig med rammevilkår som støtter opp under de målsettinger man har satt seg for samspillet.
De rammevilkårene må (eller bør) en byggherre ha tenkt grundig gjennom før man kontraherer totalentreprenør evt også de prosjekterende.