1. Innledning
Denne rapporten inngår i Concept-programmet og er den første av totalt tre rapporter vi har funnet om samspill.
I rapporten redegjør rapportskriverne om funn de har gjort etter å ha studert 30 forskjellige bygg- eller anleggsprosjekter.
Det overordnede målet med studien var å beskrive hvilke former for samspill som hadde blitt benyttet.
Dernest var målet å avklare om samspill hadde noen effekt med hensyn til oppnåelse av det enkelte prosjekts resultatmål eventuelt også langtidseffekter.
Felles for alle prosjektene var at de hadde statlige byggherrer.
Det fremgår av rapporten at de benyttet litteraturstudier på 24 av prosjektene, og dokumentanalyser og dybdeintervjuer på seks av prosjektene.
Rapporten består av 7 kapitler og totalt 43 sider. Den er således vesentlig mindre enn de to etterfølgende Concept-rapportene (nr 61 og 74) som også har skrevet om.
I dette notatet har vi forsøkt å hente det som har størst informasjonsverdi i det praktiske liv. Vårt hovedfokus er informasjon av relevans for den som skal treffe en beslutning om samspill skal benyttes, og av relevans når man har iverksatt et samspill.
2. Om begrepet «samspill»
I rapportens punkt 1 «Bakgrunn» første avsnitt slås det fast at samspill er «en samarbeidsform (…) preget av åpent samarbeid, tettere integrasjon (…) enn» tradisjonelle gjennomføringsformer, og at samspill har blitt innført i økende grad de siste 20 år.
Videre fremgår det av rapportens punkt 1 «Bakgrunn», tredje ledd at det «er stor variasjon i hva som legges i begrepet «samspill» i de 30 prosjektene som lå til grunn for studien. Dette til tross for at prosjektene hadde samme byggherre, som var Staten.
Av punkt 3 «Litteraturstudium» og 3.1 «Begrepet «samspill» fremgår det at begrepet «samspill» mangler «en entydig definisjon» og «definisjonene er relativt generelle og lite spesifikke».
Dette til tross for at «samspill» har vært «hyppig brukt innen BA næringen siden 1990-tallet».
Man anser dette som uheldig alle den tid dette «kan by på misforståelser etter som man kan tro alle mener det samme og forventer at alle vet hva begrepet omfatter».
«Felles for mange definisjoner er at de understreker betydningen av at partene har felles mål, aktivt samhandler og bygger på tillit». Med det sagt påpeker likevel rapportskriverne at det likevel «mangler en klar og omforent definisjon som entydig spesifiserer sentrale elementer. Dette gjenspeiler at prosjektene som benytter samspill ofte er av ulik karakter, har forskjellig tilnærming og omfatter forskjellige samspillselementer».
I tillegg påpeker rapportskriverne at de fleste definisjoner omtaler forbedring og ønskede effekter ved samspill, men at man benytter «generelle vendinger, og spesifiserer sjelden hvilke effekter og forbedringer som er sentrale».
3. Forutsetninger for og problemer med samspill
I rapporten side 15 og 16 har man redegjort for hhv suksessfaktorer og problemer med samspill.
Som særlige suksessfaktorer tilstedeværende i «nesten alle vellykkede samspillforhold» fremheves følgende tre elementer:
- «En ledelse som fortsetter å støtte idealer for samarbeid gjennom tvil og usikkerhet»
- «Anerkjennelse av hverandres arbeidsmåter og med insentiver basert på samarbeidsprestasjoner»
- «Tro på vinn-vinn resultater av samarbeid med vilje til å søke felles gevinster»
I en omfattende studie fra 2015 hadde forskere (Walker og Lloyd-Walker) identifisert 16 forhold som ble betegnet som suksessfaktorer, nemlig
- Motivasjon og kontekst – å definere omstendighetene rundt samhandling
- Delt struktur for styring
- Integrert strategi for håndtering av risiko
- Felles strategi for kommunikasjon
- Betydelig grad av samlokalisering
- Tillitsskapende ledelse
- Balanse mellom tillit – kontroll
- Forpliktelse til å være innovativ
- Felles "mindset"/ kultur "til beste for prosjektet"
- Ikke-klandrende kultur
- Konsensusorientert beslutningstaking
- Fokus på læring og kontinuerlig forbedring
- Insentiv ordninger
- Pragmatisk læring-i-praksis
- Transparens og åpen bok
- Felles avhengighet og ansvar
Når det gjelder problemer i samspill skriver man på side 15 at «(F)ravær av disse forutsetningene kan skape problemer. Eksempler på slik er:»
- Mangel på kunnskapstildeling
- Mangel på, eller dårlig, kommunikasjon
- Konflikter og mangel på tillit
- Uheldig risikodeling
- Den eksterne sosiale konteksten legger ikke til rette for samspill
- manglende kunnskap om samspill
- ingen klar og presis definisjon av samspill som kan bidra til å styre forventninger og implementering
Det ble også fremhevet at kommersielle forhold kan påvirke samspillet negativt ved at den enkelte deltaker ønsker «å skape mest mulig gevinst for egen organisasjon versus fellesskapet».
4. Samspillelementer og effekter av samspill
Disse to emnene behandles i rapportens punkt 3.3 og 3.4.
Her fokuserer vi på effektene av samspill, og så kommer vi tilbake til samspillelementene i punkt 5 hvor vi behandler rapportens kapittel 5.
Når det gjelder effekter fremheves det vi oppfatter som mest sentralt fra rapportens side 19-20.
Økt produktivitet trekkes frem av ulike forfattere, men med noe ulikt fokus. Som eksempler nevnes
- «bedre forutsigbarhet med hensyn til kostnader og tid»
- «deling av kunnskap, ideer, innovasjon og beste praksis samt forbedret beslutningstaking»
- «redusert konfliktnivå og økonomiske krav, fører til økt overskudd for deltakerne og rettidig ferdigstillelse av prosjekter med høy kvalitet»
- «bedre samhandling bidrar til bedre kontroll over tid, kostnad og kvalitet, som en konsekvens av deling av risiko og gevinst»
- «redusert risiko for budsjettoverskridelser som følge av bedre kostnadskontroll»
Samarbeid, arbeidsmiljø og konflikter påvirkes positivt når/ hvis man får til et samspill med «åpen kommunikasjon», «forbedret samarbeidsklima» og «gjensidig tillit».
Økt innovasjon ble fremhevet som en konsekvens av samspill når/ hvis man etablerer «mer rettferdige ordninger for deling av risiko og gevinst som kan gi leverandører incentiver til å bidra med innovasjoner».
Om samspill har bedre langsiktige effekter enn andre gjennomføringsformer var det «adskillig færre kilder som faktisk» diskuterte.
5. Funn innhentet fra 30 bygge- eller anleggsprosjekt m/statlig BH
Rapportens kapittel 4 innledes med at man savner «en mer konkret og entydig beskrivelse» av innholdet i samspillbegrepet. Følgelig gjorde man et forsøk på å identifisere ulike samspillelementer som de 30 bygge- og anleggsprosjektene inneholdt.
De ulike elementene ble lagt inn i tabell 4 (rapportens s 23).
I tabellen er det inntatt 30 ulike elementer i x-aksen, mens de 30 prosjektene er gitt hver sin kolonne i Y-aksen. Dermed kan man se hvordan de ulike elementene fordelte seg på prosjektene.
Det fremgår av rapportens punkt 4.1 at 1/3 av elementene (10 av 30) ble «benyttet relativt hyppig». De 10 inneholdt 15 elementer som var like. Det fremgår også at det «generelle bildet er at de åtte mest anvendte elementene angår spesielt kontrakt og prosess».
Prosess-elementer:
1) oppstartsseminarer og 2) kontinuerlige workshops.
Kontrakts-elementer:
3) samspill basert på en totalentreprise, 4) tidlig kontrahering, 5) målpris med deling bonus/ malus, 6) åpen bok-økonomi, 7) funksjonsbeskrivelse og 8) kontraktsfestet rett til å bytte ut personer.
Man skulle tro at de prosjektene som ble gjennomført som en totalentreprise også hadde funksjonsbeskrivelser, men tabellen viser at dette kun gjaldt 18 av 23 prosjekter.
Likeledes skulle man tro at samspillprosjekter med målsum forutsatte åpen bok, og at åpen bok kun var interessant når man hadde målsum. Tabell 4 viser likevel at det er avvik fra dette i 6 av 20 prosjekter. I tre prosjekter benyttet man målsum uten åpen bok, mens det motsatte var situasjonen i tre andre.
Tabell 4 viser også at det er noen elementer som ble svært lite brukt. F eks var det kun i 1-2 prosjekter at andre aktører enn byggherren og totalentreprenøren ble involvert i hhv kontrakten eller i målsum med bonus/ malus.
Til slutt nevnes at underentreprenørene ble inkludert i samspillsfase 1 i 9 av 30 prosjekter.
6. Avsluttende bemerkning
Rapportens kapittel 6 «Diskusjon» inneholder en mer overordnet redegjørelse for de funn som ble gjort.
Når det gjelder den delen av rapporten som gjaldt mulige fellesnevnere konstaterte man at det er stor variasjon i hva som legges i begrepet samspill. Resultatene kunne tyde på at «det er ingen element som er gjennomgående for alle». Med det sagt står det også at de «fire elementene som er mest karakteristiske eller hyppigst benyttet er oppstartsseminar, samlinger underveis i prosjektet, kontraktsfestet rett til å bytte ut personer, samt bruk av funksjonsbeskrivelser».
Videre synes prosjektene «i liten grad å innlemme (…) underentreprenør, rådgivere eller arkitekt i avtalen om bonus/malus eller i kontrakten».
Det fremgår av side 37 at det var vanskelig å få noen entydig svar om mulige langtidseffekter av samspill.
For fem av de seks prosjektene som ble særlig grundig evaluert var likevel konklusjonen at «effektene i stor grad er positive når det gjelder måloppnåelse for brukerne, og tilsiktede og utilsiktede virkninger for ulike målgrupper. For de fleste av casene har anlegget fungert bra, det har vært få reklamasjoner og opprettinger, i tillegg til at vedlikeholdet stort sett har fungert greit. Suksessfaktorer som trekkes fram er brukermedvirkning, involvering av drift i prosjektfasen, god dokumentasjon av hva som er gjort, i tillegg til at partene sammen har funnet gode løsninger».
Det sjette prosjektet (Oslo tingrett) var derimot et «skrekkeksempel grunnet at samspillskontrakten ikke fungerte. Prosjektet nådde hverken mål knyttet til tid, kost eller kvalitet. Det påpekes at det var liten villighet fra entreprenørs side til å dele bonus og at flere av partene gikk konkurs. Grunner som oppgis er mangelfull prosjektledelse og informasjon underveis, i tillegg til manglende deltakelse fra driftsfolk».
I tillegg ble det i ettertid «nødvendig å rette opp mange feil og mangler både når det gjelder kvaliteten på bygget og at man sliter med dårlig ventilasjon og lite gjennomtenkte løsninger for vedlikehold».
