1. Innledning

Når man skal beslutte gjennomføringsmodell bør denne basere seg på en vurdering av hva som tjener en selv som byggherre best, og hva som tjener prosjektet.

Vi har skrevet om de tradisjonelle alternativene i artikkelen «Standardkontrakter og gjennomføringsmodeller» som kan leses her.  

De tradisjonelle gjennomføringsmodellene er velprøvde, og man har god kunnskap om hhv suksesskriterier og risiko-elementer ved bruken av disse.  

En beslutning om samspill bør ikke tas på det grunnlag at samspill er «nytt og spennende» og/ eller «populært». Vi viser i den forbindelse til vårt sammendrag av Concept-rapport nr 74.

I denne artikkelen har vi forsøkt å samle momenter som bør inngå i en analyse før man tar beslutning om samspill. De to andre artiklene er også relevante fordi de behandler momenter som man vil måtte ta stilling til når samspill er valgt.  

2. For hvilke typer av prosjekter egner samspill seg ?  

Det fremgår av forskningsrapportene at samspill har blitt ansett som særlig «egnet for prosjekter som har relativt stor grad av usikkerhet og kompleksitet», og som eksempler nevnes «rehabiliteringsoppdrag og verneverdige bygg».

Samtidig presiseres det i den siste rapporten at samspillsmodellene har kanskje ikke blitt utnyttet til det fulle, og noen ganger velges den også ukritisk.  

Den siste studien (Concept-rapport nr 74) tok utgangspunkt i 105 samspillprosjekter gjennomført over en periode på 20 år «fra mindre skolebygg og svømmehaller i 100 – 200 millionerklassen til store prosjekter som Tønsbergprosjektet og E6 Helgeland-Sør».

Det fremgår av Concept-rapport nr 74 s 47 at prosjektene bør være av en viss størrelse og/ eller kompleksitet for å benytte samspill.  Hvis grensen for et "mindre" prosjekt var 100 - 200 mnok i 2004 vil dette tilsvare et prosjekt til 300 - 400 mnok i dag.

Vi nevner dette siden Concept-rapport nr 74 fremholder at samspill krever mye av byggherreorganisasjonen mht «kompetanse, bemanning, og ressurser til oppfølgning», samt at samspill er en «relativt ressurskrevende gjennomføringsmodell for byggherreorganisasjonen».  

3. «It takes two for a tango»

I Concept-rapport nr 61 hadde forskerne studert seks samspillprosjekter hvor samtlige involverte anså samspillet som en suksess.  

Til tross for dette ble det poengtert at samspill «stiller store krav til aktørene når det gjelder ledelse, samarbeidsevne og transparens partene imellom».

I forlengelsen av dette fremheves det i samme rapport at «(S)amspillsmodellene representerer ikke en «quick-fix» på gjennomføringsprosessen eller gevinstrealiseringen».

Vi har også påpekt at studiene viser at det stilles store krav til byggherreorganisasjonen når man er i samspill, og dette er en kostnad man må hensynta i en analyse før man beslutter evt samspill.  

Vi oppfatter at de klare budskapet er at byggherren bør ha kunnskap og kompetanse for selv være i stand til å delta aktivt i samspillet.  

Byggherren bør ha kompetanse og kvalifikasjoner til å vite hva man vil ha, og til å forstå rekkevidden av de beslutninger som må tas mht veivalg, løsninger, kvaliteter, funksjoner osv.

Hvis man ikke har disse ressursene i egen organisasjon må man kontrahere rådgivere som svarer til seg, og ikke til entreprenøren.

En byggherre som verken besitter denne kompetansen eller skaffer seg den, vil ikke kunne være en samspiller slik samspill som gjennomføringsmodell forutsetter. I så fall er det fare for at man «abdiserer» fra sin rolle og det tror vi verken tjener brukerne, byggherren eller entreprenøren.

Samspill forutsetter likeverdighet.

4. Har byggherren/ prosjekteiere en adekvat organisasjon for samspillet?

Vi har allerede vært inne på dette i punktene over.

I tillegg har vi berørt dette temaet i artikkelen «Overordnet om samspill» punkt 5 som du finner her.  

Hvis man er en profesjonell flergangsbyggherre vil man oftest ha en organisasjon bestående av mange erfarne ansatte med tung prosjektkompetanse. Likeledes folk med ulike faglig bakgrunn som er av relevans.  

Problemet er at disse er gjerne opptatt med en rekke andre prosjekter som løper parallelt.  

Dette kan få som konsekvens at både flergangsbyggherrer og engangsbyggherrer uten tilsvarende intern organisasjon må engasjere oppdragstakere til å bistå seg i samspillet.  

I den typen prosjekter hvor samspill er en aktuell modell vil det være behov for mange forskjellige fag.

Foruten erfarne prosjektledere vil det også være nødvendig med arkitekt og rådgivende ingeniører. Dette skiller seg ikke fra en situasjon hvor man har besluttet å benytte en tradisjonell gjennomføringsmodell, men poenget er at man bør ikke droppe en slik organisasjon fordi man heller overlater dette til entreprenøren i tilfelle samspill.  

I Concept-rapport nr 74 punkt 4.1.2 fremheves det at samspill er en «relativt ressurskrevende gjennomføringsmodell for byggherreorganisasjonen», og det fremgår at samspill ikke er en  «quick-fix»-løsning for byggherren, se samme rapport punkt 5.1.  

En byggherre bør med andre ord ikke gå inn i samspill i den tro at man kan overlate alle, eller de fleste, faglige spørsmål til entreprenøren og dennes hjelpere.   

5. Motiver for å vurdere/ velge samspill  

Etter vårt syn bør byggherrens grunnleggende motiv for å velge samspill være å optimalisere sin prosjektering i lys av den kunnskap og erfaring entreprenøren har fra prosjekters fase 2.

Dersom entreprenøren stiller med erfarne folk som kan veilede de øvrige prosjekterende mht optimalisering av veivalg, løsningsalternativer, kvaliteter, byggbarhet, rekkefølge på arbeidsoperasjoner oa vil mye av målsettingen med å velge samspill oppfylles.

Folk med lang erfaring fra prosjekters fase 2 vil også ha bedre forutsetninger for å forutse hvor det kan dukke opp overraskelser - og særlig i kompliserte prosjekter.

Dette er momenter som kan bidra til et kvalitativt bedre sluttresultat for byggherren.

Derimot følger det av bl.a. Concept-rapport nr 74 at byggherrens motiv for å velge samspill ikke bør være reduserte kostnader.

Dette henger antagelig også sammen med et annet forhold som fremheves i de ulike forskningsrapportene, nemlig at samspill er krevende. Når noe karakteriseres som krevende bør man antagelig ta høyde for at gjennomføringen medfører ekstrakostnader.

I Concept-rapport nr 61 fremholdes det at samspill reduserer risikoen for rettslige konflikter.

Dette er kanskje riktig. Det er i hvert fall vanskelig å finne dommer som handler om entrepriser gjennomført i samspill.

På den annen side hører man rykter om samspill som ikke har fungert godt, og hvor partene har havnet i konflikt. At uenigheter og konflikt oppstår betyr ikke at sakene trekkes inn for rettsapparatet. Det kan jo være at partene i en slik konflikt innser - hver på sin kant - at ansvarsforholdene er mindre klare og heller velge alternative tvisteløsninger. At prosessrisikoen blir uforholdsmessig høy er - i et slikt perspektiv - ikke nødvendigvis en god grunn for å velge samspill.

Det kan også være på sin plass å fremholde at det ikke er slik at prosjekter gjennomført på en ordinær måte som hovedregel ender i en rettslig konflikt.

Vi er ikke kjent med statistikk som viser at et uforholdsmessig høyt antall bygg- eller anleggsprosjekter ender med slik konflikt.

Når det gjelder samspill som gjennomføringsmodell fremheves det ofte at det er «folka det kommer an på».

Hvis samspill er avhengig av "folka" og da i betydningen "de riktige folkene" som egner seg spesielt for samspill, kan det være grunn til å fremheve at også samspill innebærer en risiko.

I samspill vil svært mange mennesker virke sammen, og det er ikke uten videre gitt at alle er like godt forberedt på samspill. Det er heller ikke gitt at alle er like flinke til å samarbeide. Hertil kommer at det ikke nødvendigvis er slik at noen er mer ansvarlig enn andre dersom et samarbeid ikke fungerer.

Konsekvensen er at partene må ha et særlig sterkt fokus på å sette sammen en organisasjon med folk som er kompetente og kvalifiserte for jobben - samtidig som de har egenskaper som gjør dem godt egnet for å arbeide i et samspill.

Hvis samspill-organisasjon blir stor sier det seg selv at man kan få et regnestykke med ganske mange variable/ "ukjente".

Dette bør man ta høyde for, og det bør gjøres før man beslutter  samspill.

I forlengelsen av dette vil vi også fremholde at prosjekter som gjennomføres på en tradisjonell måte har god nytte av at folkene er gode.

Fra egen erfaring med prosjekter og rettslige tvister har det ikke vært vanskelig å konstatere at mange tvister kunne vært unngått hvis sammensetningen av organisasjonen hadde vært en annen.

Det er ikke sjelden at konflikter kunne vært unngått, eller har oppstått, som følge av dårlig kjemi mellom sentrale personer i et bygg- eller anleggsprosjekt.

Etter vårt syn er det sterke fokuset på «folka» som en viktig suksessfaktor for samspill egentlig en erkjennelse av at samspill kan være risikabelt.

Følgelig bør man i ethvert prosjekt være opptatt av riktig bemanning, og så kan det kanskje være slik at bemanningen er spesielt viktig dersom man velger samspill.

Dersom vi skal oppsummere mener vi hovedmotivet for å velge samspill bør være ønsket og behovet for å bringe entreprenøren tidlig inn i prosjekteringen.

Formålet må være at entreprenøren skal bidra med sine beste folk fra gjennomføringsfasen av prosjekter slik at hele prosjekteringsgruppen blir best mulig i stand til å optimalisere prosjektet, forbedre prosesser og forhåpentligvis skape større forutsigbarhet.

6. Anerkjenn at alle involverte har sine egne særinteresser

Byggherren bør være innforstått med at entreprenøren deltar i et samspill for å tjene penger, og skape et økonomisk overskudd i sin bedrift.  

Det samme gjelder rådgivergruppen, arkitekt osv.  

Ingen av gruppene deltar for å hjelpe byggherren slik at denne får gjennomført et prosjekt til høyest mulig kvalitet og lavest mulig kostnad – på bekostning av deres egne interesser.  

Ved å anerkjenne at alle har sine egne motiver og ønsker om å medvirke i et samspill vil en byggherre også kunne sikre seg gode samspillere.

Gjensidig anerkjennelse er et helt sentralt element når man skal få frem det beste hos hverandre. Det gjelder i forhold til sin formelle kontraktspart og det gjelder de folkene som deltar i samspillet.

Det også viktig at kontraktspartene - i egenskap av å være arbeidsgivere til de folkene som deltar - setter på de ressurser som er nødvendig for å få til et godt samspill.

Partene må gjøre det som er nødvendig for å bygge opp under målsettingen ved samspillet, og avstår fra disposisjoner som kun har til hensikt å skaffe en selv fordeler i strid med det som tjener samspillet best.

7. Skriftlighetskrav

I de tradisjonelle gjennomføringsmodellene har partene normalt stort fokus på å overholde kontraktenes krav til skriftlighet. 

Dette gjelder både for prosjekteringsfasen hvor man ofte benytter NS 8402, og det gjelder i gjennomføringsfasen hvor det er mest vanlig å benytte NS 8407.  

Vi vil fraråde at man fraviker skriftlighetskravet selv om prosjektet gjennomføres i samspill.  

Ved å fastholde dette vil alle involverte vite at det er sporbarhet om alle beslutninger, valg, varsler, krav mv. Etter vårt syn vil det ansvarliggjøre alle involverte, og det vil virke disiplinerende og motiverende.

Etter vårt syn er det ingen motsetning mellom fastholdelse av skriftlighetskrav på den ene siden, og ønsket om å skape en god kultur preget av åpenhet, ærlighet og tillit til hverandre på den andre.  

8. Ikke benytt «No sue»-klausul

Med "no sue"-klausul menes at partene har avtalt at man ikke skal kunne saksøke hverandre.

I Concept-rapport nr 74 nevnes et eksempel hvor partene i et samspill hadde avtalt en slik klausul.

Den utilsiktede virkningen var at på et tidspunkt i samspillet omdisponerte den ene parten sine velfungerende og dyktige folk til et annet prosjekt. Formodentlig gjaldt det ingen "no sue"-klausul i det "nye" prosjektet, og de folkene som ble plassert i samspillet fungerte mindre bra.

Dette eksempelet illustrerer både betydningen av at man har gode folk, men også betydningen av at man har kontraktuelle mekanismer som skal forhindre at dyktige folk omplasseres.

Eksempelet illustrerer også at samspill som gjennomføringsmodell kan være sårbar.

9. Oppsummering

Det er viktig å ha klart for seg at samspill ikke er en «quick fix»-løsning som automatisk fører til en bedre gjennomføring av et prosjekt, enn det tradisjonelle modeller gjør.  

Samspill stiller store krav til byggherren og dennes organisasjon.

Byggherren må ha kompetanse til selv stille krav, ha evnen til å ta opplyste valg og ikke minst treffe beslutninger som han forstår rekkevidden av.

Aktører som arbeider mye med samspill synes å ha et betydelig fokus på at folkene som deltar må være gode til samspill. I dette ligger både muligheter og risiko.

Vi vil fremheve at faktorenes orden er ikke likegyldig. Man får ikke automatisk gode folk ved å velge samspill. Samspill forutsetter derimot at man velger gode folk.

For øvrig tilføyes at man vil også ha betydelig nytte av at alle aktører involvert i et tradisjonelt prosjekt representeres av dyktige og samvittighetsfulle folk.

Samspill er særlig egnet hvis prosjektet er komplekst og/ eller inneholder mye som er uforutsigbart.