1. Innledning
Normalt vil avslutningsfasen være lagt inn som særskilte aktiviteter i entreprenørens fremdriftsplan.
Vi viser i den forbindelse til NS 8407 punkt 21.2 «Totalentreprenørens fremdriftsplan» hvor det i annet ledd står at en fremdriftsplan «skal vise alle hovedaktiviteter (…) som for eksempel (…) testing, innregulering, prøvedrift og overtakelse».
Tidspunktet for når entreprenøren starter opp med disse hovedaktivitetene står han langt på vei fritt å avgjøre selv, og ofte vil oppstartsdatoer være forskjellige for de enkelte bygningsdeler.
NS 8407 punkt 36 og NS 8405 punkt 32.2 inneholder likevel enkelte minimumskrav som er satt for å ivareta byggherrens interesser og mulighet for å kunne kontrollere at alt er som det skal før overtakelsen.
I tillegg kan partene ha inngått særskilte vilkår som regulerer denne fasen i sin avtale, men det avgrenser vi mot.
2. Oversikt over reglene
Nedenfor har vi inntatt en matrise som viser de enkeltelementer som hører inn under emnet «Forberedelse til overtakelse».
Som man ser av matrisen er det svært stor forskjell mellom hva som inngår i NS 8407 kontra NS 8405 og NS 8416. Forklaringen på dette er, som tidligere nevnt, at totalentreprenør har funksjonsrisiko og ansvar for detaljprosjekteringen. Derfor stilles det også flere krav til totalentreprenøren i NS 8407-kontrakter.
Følgelig vil denne artikkelen handle mest om totalentrepriser og totalentreprenør, som derfor blir betegnelsene vi benytter.
3. Testing og innregulering av tekniske anlegg
Det følger av NS 8407 punkt 36.1, første ledd at totalentreprenør skal «varsle om kontroll, testing, innregulering (…) innen rimelig tid før aktiviteten». Varselet skal sendes byggherren som skal ha rett til å delta.
At byggherren skal ha rett til å delta fremkommer også av andre ledd hvor det står at totalentreprenøren skal «i samarbeid med byggherren (…) igangsette de tekniske anlegg og installasjoner og forestå kontroll, testing, innregulering eller lignende inntil disse fungerer tilfredsstillende».
Vi presiserer at dette er noe annet enn igangkjøring og prøvedrift som reguleres av bestemmelsen i NS 8407 punkt 38.2.
Prøvedrift er normalt en langt mer omfattende affære som forutsetter at anleggene ble kontrollert, testet innregulert og igangsatt på tilfredsstillende måte forut for overtakelsen. Deretter blir anleggene underlagt såkalt prøvedrift og oftest over en periode på ett år.
Vi behandler standardkontraktenes bestemmelse om prøvedrift i en egen artikkel.
For øvrig bemerkes at partene vil ofte ha avtalt supplerende bestemmelser om hvordan denne fasen skal gjennomføres. Tekniske installasjoner og automatisering utgjør normalt en svært sentral, og kostbar, del av totalentreprenørens leveranse. Slike systemer må som oftest virke for at byggherren skal kunne nyttiggjøre seg kontraktsarbeidet samtidig som det oftest ikke er så enkelt å kontrollere leveransen med det blotte øyet.
Det finnes også standarder og veiledere som ganske detaljert regulerer hvordan testing etc skal gjennomføres for å kontrollere at leveransene samsvarer med funksjonskravene, se punkt 4.
4. Standarder og veileder
Det er to sentrale standarder som partene bør forholde seg, nemlig NS 3935:2019 «ITB, prosjektering, utførelse og idriftsettelse» og NS 6450:2015 «Idriftsetting og prøvedrift». Disse er som forkortelsen viser, utgitt av Norsk Standard.
I tillegg finnes det en veileder BA (2015) «Systematisk ferdigstillelse» utgitt av Byggenæringen. Fra forordet hitsettes følgende:
«Byggenæringen har i de siste årene hatt en lavere produktivitetsutvikling enn andre bransjer, og mange byggeprosjekter preges av at de tekniske systemene/de prosjekterte funksjonene ikke fungerer som de skal når bygget står ferdig».
Ofte vil byggherren ha stilt krav om at disse standardene og veileder skal legges til grunn av totalentreprenøren for sin gjennomføring av kontraktsarbeidene mm.
Selv om det ikke skulle være referert spesifikt til disse standardene og veileder i noen av tilbudsgrunnlagene, og heller ikke skrevet noe om disse i selve avtalen, må man antagelig legge til grunn at disse dokumentene gjenspeiler etablert bransjepraksis.
Vi viser i den forbindelse til NS 8407 punkt 14.5 «Allmenne normer» hvor det eksplisitt står at kontraktsgjenstanden skal være i overensstemmelse med «Norsk Standard og (…) allment aksepterte normer på tilbudstidspunktet».
Vår anbefaling er derfor at totalentreprenør legger opp sitt arbeid slik at kravene i disse referansedokumentene innfris. Da vil man også på en utvetydig måte få dokumentert at de tekniske systemene fungerer som avtalt.
Det står noe tilsvarende om testing i NS 8405 er punkt 32.2, annet ledd, mens NS 8406 mangler slike bestemmelser.
5. Kort om hovedpunktene mht testing
For det første må man kontrollere og teste at hvert enkelt system fungerer som det skal. Det er dette som kalles systemtesting, og det er først når disse fungerer man kan gå videre til neste nivå som er integrerte tester.
Integrerte tester gjennomføres for å kontrollere at systemer som skal fungere sammen faktisk gjør det. For at integrerte tester skal være aktuelt må det være minimum to systemer som er forutsatt å skulle fungere sammen, men ofte vil det være flere.
For eksempel vil testing av brannsikkerhetssystemer involvere flere enkeltstående systemer. Dette kan være 1)deteksjon av røyk eller varme, 2) åpning av lufteluker i tak og dører på grunnplanet, 3) lukking av brannsikre dører i brannskiller, 4) stenging av røyk-/ brannspjeld i ventilasjonskanaler som går gjennom brannvegger, 5)varsling av brannvesen osv.
Dersom en integrert test viser at noe ikke fungerer må man finne årsaken. Når man har funnet årsaken og utbedret denne må man gjennomføre en ny integrert test for å kontrollere at alt fungerer som det skal. Ikke sjelden dukker det opp ny(-e) feil og da må prosedyren gjentas.
Til slutt gjennomføres en fullskalatest. På dette punktet oppfatter vi at partene i bransjen kan ha noe ulik oppfatning om hva som inngår i en fullskalatest. Noen mener at alle systemer skal kunne fungere samtidig som i en normal driftssituasjon, mens andre mener fullskalatest kun gjelder systemer som skal ivareta sikkerhet for liv, helse og materielle verdier.
Partene bør derfor ha avtalt på forhånd hva som menes og forventes ved de enkelte formene for testing.
6. Oversendelse av testdokumentasjon og frister for dette
Det følger av NS 8407 punkt 36.1, siste ledd at totalentreprenøren skal overlevere komplett dokumentasjon for at alle anlegg fungerer som avtalt senest «tre uker før påbegynnelsen av overtakelsesforretningen».
Det betyr at alle testene må ha blitt påbegynt og deretter gjennomført i god tid før overtakelsesforretningen kan påbegynnes. Vi vil anta det normalt tar en god del tid å gjennomføre tester, feilsøke og deretter utbedre hvis noe viser seg ikke å fungere før man tester på nytt for å kontrollere at alt er i orden etc. Deretter skal det utarbeides kontrolldokumentasjon som så skal oversendes innen tre uker før oppstart overtakelsesforretning.
Sett i lys av at mange tester også forutsetter at kontraktsgjenstanden for øvrig er, eller i det alt vesentlige, er ferdig, fremstår det som rimelig klart at kravene til testing etc stiller krav til høy grad av ferdigstillelse generelt lenge før man har kommet til overtakelsestidspunktet.
7. Levering av FDV-dokumentasjon
Av NS 8407 punkt 36.2 følger det at totalentreprenør skal overlevere komplett FDV-dokumentasjon til byggherren senest tre uker før oppstart av overtakelsesforretningen.
At det er samme frist som for testdokumentasjon er naturlig siden sistnevnte inngår som del av FDV-dokumentasjonen.
Innlevering av FDV-dokumentasjon er ofte et tvistespørsmål og mange byggherrer krever at fristen er dagmulktbelagt for å være sikker på at fristen overholdes. Ofte vil også fristen for oversendelse av testdokumentasjon være dagmulktbelagt.
FDV-dokumentasjon er kritisk fordi driftsorganisasjonen trenger denne for å kunne drifte kontraktsgjenstanden på forsvarlig måte etter overtakelse.
I tillegg ser vi ofte at mengden med FDV-dokumentasjon er så vidt betydelig at byggherren trenger tid til å gjennomgå og kontrollere at den er i henhold til kontrakt.
Erfaringsmessig bør entreprenør starte sin innhenting og systematisering av FDV dokumentasjon så tidlig som mulig i byggeperioden. Foruten at FDV kan være et eget punkt i byggherremøtene eller i egne særmøter, vil man kunne oppleve at byggherren krever at totalentreprenør har en egen FDV-koordinator.
Det er ikke uvanlig at byggherren har stilt egne krav til hvordan FDV-dokumentasjonen skal systematiseres. Dette gjelder særlig flergangsbyggherrer som drifter flere bygg og derfor har egne styringsverktøy som FDV-dokumentasjonen skal samordnes med.
I så fall vil det være sagt noe om dette i tilbuds- og konkurransegrunnlag med spesielle kontraktsbestemmelser.
Dersom intet særskilt er avtalt følger det av NS 8407 punkt 36.2 at dokumentasjonen skal være «inndelt etter bygningsdeltabellen eller på annen hensiktsmessig måte».
For øvrig er det to Norske Standarder som omhandler strukturering etc av FDV-dokumentasjon, nemlig NS 3456:2022 og NS 3451.
I tillegg stilles det krav til FDV i TEK 17, og det er bestemmelser i SAK 10 om at alle med ansvarsrett i et prosjekt har plikt til å levere FDV-dokumentasjon.
I Veilederen til TEK 17 kapittel 4 står det bl.a. at det «skal foreligge FDV-dokumentasjon som gir tilstrekkelig informasjon for å kunne drifte byggverket med tekniske installasjoner optimalt».
Selv om veilederen til TEK 17 ikke er lov eller forskrift sier den noe om hvordan funksjonskrav i lov og forskrift kan løses.
Siden standardkontraktene forutsetter at entreprenør leverer kontraktsgjenstanden i henhold til lov, jfr NS 8405 punkt 12.1 og NS 8407 punkt 14.4, bør en entreprenør ta høyde for at funksjonskrav er løses på en måte som er minst like god som de anbefalinger man finner i VTEK17.
8. Innkalling til overtakelsesforretning
Den siste bestemmelsen vi skal behandle i denne artikkelen er NS 8407 punkt 36.3 som gjelder «Innkalling til overtakelsesforretning».
Det følger av bestemmelsen at totalentreprenør skal sende innkalling til overtakelsesforretning «i rimelig tid». Videre presiseres det at en frist på minimum to uker er «rimelig». Av denne grunn er det normalt å si at innkalling til overtakelsesforretning skal sendes senest to uker før overtakelse.
Fristens lengde skyldes byggherrens behov for å mobilisere de man ønsker skal delta, og som oftest ønsker byggherren å være representert av folk med slik teknisk kompetanse som bygget eller anlegget krever.
Det er verdt å merke seg bestemmelsen i NS 8407 punkt 36.3 siste setning om at totalentreprenøren skal «opplyse om gjenstående arbeider», at egne arbeider er «sluttbefart» og «hvilke mangler» som ble notert på befaringen.
Vår anbefaling til totalentreprenør er at han er åpen og tydelig mht hva som gjenstår og om hvilke mangler som er notert. Dette bygger tillit.
En byggherre som mottar en slik liste over ikke utførte arbeider og/ eller mangler må på sin side opptre saklig og ordentlig. Det vil bare virke forsurende om byggherren forskutterer at man ikke vil overta fjorten dager frem i tid. Isteden bør byggherren vise totalentreprenør at man har tillit til at arbeidene blir ferdigstilt i en slik grad at overtakelsesforretningen gjennomføres som normalt.
Alt blir enklere i et byggeprosjekt når partene opptrer ryddig, profesjonelt og saklig overfor hverandre.
