1. Innledning
Normalt vil avslutningsfasen være lagt inn som særskilte aktiviteter i underentreprenørens fremdriftsplan.
Vi viser i den forbindelse til NS 8417 punkt 21.2 «TUES fremdriftsplan» hvor det i annet ledd bl.a står at fremdriftsplan skal bl.a. vise «testing, innregulering, prøvedrift og overtakelse».
Bestemmelsene om fremdriftsplaner i hhv NS 8415 punkt 18.1 og NS 8416 punkt 17.1 er ikke like detaljert. I disse fremheves kun at «hovedaktivitetene» må fremgå av planen, samt avhengigheter til andre aktiviteter.
Erfaringsmessig vil det være fremdriftsplanen til hoved-/ totalentreprenør som blir styrende for partenes aktiviteter i denne fasen.
2. Oversikt over reglene
Nedenfor har vi inntatt en matrise som viser de enkeltelementer som hører inn under emnet «Forberedelse til overtakelse».
Som man ser av matrisen er det svært stor forskjell mellom hva som inngår i NS 8417 kontra NS 8415 og NS 8416. Forklaringen på dette er, som tidligere nevnt, at underentreprenør i en NS 8417 har normalt funksjonsrisiko og ansvar for detaljprosjekteringen. Derfor stilles det også flere krav til underentreprenørene i NS 8417-kontrakter.
Følgelig vil denne artikkelen handle mest om totalunderentrepriser, totalunderentreprenør og totalentreprenør som blir betegnelsene vi benytter heretter.
3. Testing og innregulering av tekniske anlegg
Det følger av NS 8417 punkt 36.1, første ledd at totalunderentreprenør skal «varsle om kontroll, testing, innregulering (…) i rimelig tid før aktiviteten». Varselet skal forutsetningsvis sendes totalentreprenøren som skal ha rett til å delta.
Det er også verdt å merke seg at totalunderentreprenør skal opplyse om de forutsetninger som må være oppfylt for at testing skal kunne gjennomføres, og i den forbindelse hvilke tiltak som sideordnede entreprenører må iverksette for at testingen skal kunne gjennomføres, jfr NS 8417 punkt 36.2, første ledd.
Standardens vektlegging av hensynet til sideordnede entreprenører og deres aktiviteter henger nok sammen med de regler og normer som gjelder for testing. Det er ikke tilstrekkelig at et anlegg fungerer alene (systemtesting). De fleste anlegg i dag er forutsatt å benyttes i en integrert enhet med andre anlegg, og det er langt fra gitt at det er samme underentreprenør som leverer alle anlegg – antagelig motsatt. Følgelig kan man ikke teste anleggene på skikkelig måte uten at alle anlegg er ferdigstilt og klar for hhv systemtesting og integrerte tester før storskaletest.
Vi presiserer at disse testene er noe annet enn igangkjøring og prøvedrift som reguleres av bestemmelsen i NS 8417 punkt 38.2.
Prøvedrift er normalt en langt mer omfattende affære som forutsetter at anleggene ble kontrollert, testet, innregulert og igangsatt på tilfredsstillende måte forut for overtakelsen. Deretter blir anleggene underlagt såkalt prøvedrift og oftest over en periode på ett år.
Vi behandler standardkontraktenes bestemmelse om prøvedrift i en egen artikkel.
For øvrig bemerkes at partene vil ofte ha avtalt supplerende bestemmelser om hvordan denne fasen skal gjennomføres. Tekniske installasjoner og automatisering utgjør normalt en svært sentral, og kostbar, del av totalentreprenørens leveranse. Slike systemer må som oftest virke for at byggherren skal kunne nyttiggjøre seg kontraktsarbeidet samtidig som det oftest ikke er så enkelt å kontrollere leveransen med det blotte øyet. Følgelig er det viktig at totalentreprenør har en god styring på hvordan anlegg sluttføres av sine underentreprenører, og deretter sørger for et godt samarbeid mellom alle involverte.
Det finnes også standarder og veiledere som ganske detaljert regulerer hvordan testing etc skal gjennomføres for å kontrollere at leveransene samsvarer med funksjonskravene, se punkt 4.
4. Standarder og veileder
Det er to sentrale standarder som partene bør forholde seg, nemlig NS 3935:2019 «ITB, prosjektering, utførelse og idriftsettelse» og NS 6450:2015 «Idriftsetting og prøvedrift». Disse er som forkortelsen viser, utgitt av Norsk Standard.
I tillegg finnes det en veileder BA (2015) «Systematisk ferdigstillelse» utgitt av Byggenæringen. Fra forordet hitsettes følgende:
«Byggenæringen har i de siste årene hatt en lavere produktivitetsutvikling enn andre bransjer, og mange byggeprosjekter preges av at de tekniske systemene/de prosjekterte funksjonene ikke fungerer som de skal når bygget står ferdig».
Ofte vil byggherren ha stilt krav om at disse standardene og veileder skal legges til grunn av totalentreprenøren for sin gjennomføring av kontraktsarbeidene mm. Likeledes vil totalentreprenør ha stilt tilsvarende krav til sine underentreprenører (back to back).
Selv om det ikke skulle være referert spesifikt til disse standardene og veileder i noen av tilbudsgrunnlagene, og heller ikke skrevet noe om disse i selve avtalen, må man antagelig legge til grunn at disse dokumentene gjenspeiler etablert bransjepraksis.
Vi viser i den forbindelse til NS 8417 punkt 14.5 «Allmenne normer» hvor det eksplisitt står at kontraktsgjenstanden skal være i overensstemmelse med «Norsk Standard og (…) allment aksepterte normer på tilbudstidspunktet».
Vår anbefaling er derfor at totalunderentreprenør legger opp sitt arbeid slik at kravene i disse referansedokumentene innfris. Da vil man også på en utvetydig måte få dokumentert at de tekniske systemene fungerer som avtalt.
Det står noe tilsvarende om testing i NS 8415 punkt 32.5, annet ledd, mens NS 8416 mangler dette.
5. Kort om hovedpunktene mht testing
For det første må man kontrollere og teste at hvert enkelt system fungerer som det skal. Det er dette som kalles systemtesting, og det er først når disse fungerer man kan gå videre til neste nivå som er integrerte tester.
Integrerte tester gjennomføres for å kontrollere at systemer som skal fungere sammen faktisk gjør det. For at integrerte tester skal være aktuelt må det være minimum to systemer som er forutsatt å skulle fungere sammen, men ofte vil det være flere.
For eksempel vil testing av brannsikkerhetssystemer involvere flere enkeltstående systemer. Dette kan være 1)deteksjon av røyk eller varme, 2) åpning av lufteluker i tak og dører på grunnplanet, 3) lukking av brannsikre dører i brannskiller, 4) stenging av røyk-/ brannspjeld i ventilasjonskanaler som går gjennom brannvegger, 5)varsling av brannvesen osv.
Dersom en integrert test viser at noe ikke fungerer må man finne årsaken. Når man har funnet årsaken og utbedret denne må man gjennomføre en ny integrert test for å kontrollere at alt fungerer som det skal. Ikke sjelden dukker det opp ny(-e) feil og da må prosedyren gjentas.
Til slutt gjennomføres en fullskalatest. På dette punktet oppfatter vi at partene i bransjen kan ha noe ulik oppfatning om hva som inngår i en fullskalatest. Noen mener at alle systemer skal kunne fungere samtidig som i en normal driftssituasjon, mens andre mener fullskalatest kun gjelder systemer som skal ivareta sikkerhet for liv, helse og materielle verdier.
Følgelig bør partene ha avklaret dette allerede på kontraktstidspunktet. Det er i hvert fall viktig at totalentreprenør har videreført de krav som følger av kontrakten med byggherren ned til sine totalunderentreprenører.
6. Oversendelse av testdokumentasjon og frister for dette
Det følger av NS 8417 punkt 36.3, siste ledd at totalunderentreprenør skal overlevere komplett dokumentasjon for sin leveranse til totalentreprenør senest «fem uker før påbegynnelsen av overtakelsesforretningen».
Som man kanskje husker er fristen for totalentreprenørens overlevering av testdokumentasjon til byggherren tre uker. Differansen på to uker er ment dels som en buffer og dels for at totalentreprenør skal rekke å gjennomgå test-dokumentasjonen før denne videresendes.
Dette betyr uansett at alle tester må ha blitt påbegynt og deretter gjennomført i god tid før overtakelsesforretningen. Vi vil anta det normalt tar en god del tid å gjennomføre tester, feilsøke og deretter utbedre hvis noe viser seg ikke å fungere før man tester på nytt for å kontrollere at alt er i orden etc. Deretter skal det utarbeides kontrolldokumentasjon som så skal oversendes totalentreprenør senest fem uker før oppstart overtakelsesforretning.
Sett i lys av at mange tester også forutsetter at kontraktsgjenstanden for øvrig er, eller i det alt vesentlige, er ferdig, fremstår det som rimelig klart at kravene til testing etc stiller krav til høy grad av ferdigstillelse generelt lenge før man har kommet til overtakelsestidspunktet.
7. Levering av FDV-dokumentasjon
Av NS 8417 punkt 36.3 følger det at totalunderentreprenør skal overlevere komplett FDV-dokumentasjon til totalentreprenøren senest fem uker før oppstart av overtakelsesforretningen.
At det er samme frist som for testdokumentasjon er naturlig siden sistnevnte inngår som del av FDV-dokumentasjonen.
Innlevering av FDV-dokumentasjon er ofte et tvistespørsmål og mange byggherrer krever at fristen er dagmulktbelagt for å være sikker på at fristen overholdes. Ofte vil også fristen for oversendelse av testdokumentasjon være dagmulktbelagt.
En forstandig totalentreprenør bør følgelig vurdere å stille krav om dagmulkt overfor sine totalunderentreprenører, men da knyttet opp til fristen på fem uker.
FDV-dokumentasjon er kritisk fordi byggherrens driftsorganisasjon trenger denne for å kunne drifte kontraktsgjenstanden på forsvarlig måte etter overtakelse.
I tillegg ser vi ofte at mengden med FDV-dokumentasjon kan være betydelig med den konsekvens at totalentreprenør vil trenge tid for å gjennomgå og kontrollere at den er i henhold til kontrakt.
Erfaringsmessig bør totalunderentreprenør starte sin innhenting og systematisering av FDV dokumentasjon så tidlig som mulig i byggeperioden. Normalt styres og koordineres dette av totalentreprenør som tidvis også har en egen FDV-koordinator.
Det er ikke uvanlig at byggherren har stilt egne krav til hvordan FDV-dokumentasjonen skal systematiseres. Dette gjelder særlig flergangsbyggherrer som drifter flere bygg og derfor har egne styringsverktøy som FDV-dokumentasjonen skal samordnes med.
I så fall vil det være sagt noe om dette i tilbuds- og konkurransegrunnlag med spesielle kontraktsbestemmelser, og totalentreprenør vil ha videreført disse kravene til sine totalunderentreprenører.
Dersom intet særskilt er avtalt følger det av NS 8417 punkt 36.3, første ledd at dokumentasjonen skal være «inndelt etter bygningsdeltabellen eller på annen hensiktsmessig måte».
For øvrig er det to Norske Standarder som omhandler strukturering etc av FDV-dokumentasjon, nemlig NS 3456:2022 og NS 3451.
I tillegg stilles det krav til FDV i TEK 17, og det er bestemmelser i SAK 10 om at alle med ansvarsrett i et prosjekt har plikt til å levere FDV-dokumentasjon.
I Veilederen til TEK 17 kapittel 4 står det bl.a. at det «skal foreligge FDV-dokumentasjon som gir tilstrekkelig informasjon for å kunne drifte byggverket med tekniske installasjoner optimalt».
Although the supervisor of TEK 17 is not a law or regulation, it says something about how functional requirements in law and regulations can be resolved.
Since the standard contracts require a total subcontractor to deliver the contract subject in accordance with law, cf. NS 8415 paragraph 12.1 and NS 8417 paragraph 14.4, a subcontractor should take into account that functional requirements are resolved in a way that is at least as good as the recommendations found in VTEK17.
8. Notice of Takeover Business
The last provision we will deal with in this article is NS 8417 paragraph 36.4 which applies “Notice of Takeover Business”.
It follows from the provision that it is the general contractor who must call in the general subcontractor to take over business “in reasonable time” before the subject of the contract is finalized. Furthermore, it is specified that a deadline of at least two weeks is “reasonable”. For this reason, it is normal to say that a notice of takeover business should be sent no later than two weeks before the takeover.
The reason for this is that the works of the general subcontractor are taken over simultaneously by the general contractor at the same time as he hands over to the builder, cf. NS 8417, paragraph 36.1, first paragraph.
Incidentally, the rule is the same in NS 8415 paragraph 32.5, first paragraph and 32.1, as well as NS 8416 paragraph 24.5, first paragraph and 24.1.
Unlike the provisions on notice of takeover business in NS 8405, NS 8406 and NS 8407, the subcontracting standards do not say much about the notice itself. It is probably related to the fact that the takeover takes place simultaneously with the handover of the main/general contractor to the builder, and consequently it is the main/general contractor who has the active role in this phase.
In addition, a registration transaction will often be carried out between the individual subcontractor and the main/general contractor in advance, and these provisions are particularly central to the subcontractor relationship.
Therefore, we consider the rules of registration business in a separate article.
