1. Overordnet
De organisatoriske bestemmelsene er inntatt i kapittel 1 «Alminnelige bestemmelser» hvor fire emner behandles.
2. Regelspeil for punkt 4 «Organisatoriske bestemmelser»
3.Partene og deres representanter
Denne bestemmelsen har sitt klare forbilde i tilsvarende bestemmelser som finnes i de entrepriserettslige standardene.
Formålet med at partene utpeker den som skal representere seg – overfor motparten – er å unngå at partene kommuniserer forbi hverandre.
Dette er viktig i sin alminnelighet, men i noen tilfeller kan det være helt avgjørende for den enkelte parts rettslige posisjon at man henvender seg til rett person (eller adresse). Som vi kommer tilbake til i vår gjennomgang av de spesielle bestemmelsene i NS 8412 er det nemlig slik at man kan tape rettslige posisjoner hvis en e-epost sendes til feil adresse.
I tillegg vil fremheve den andre setningen i NS 8411 og NS 8412 punkt 4.1. Det fremgår nemlig av denne at den personen som er utpekt av en part til å representere seg skal anses for å ha «fullmakt til å treffe alle spørsmål tilknyttet avtalen».
Det siste betyr at forhandler man pris eller andre leveransevilkår med den som er utpekt som selgers representant, og blir enige, så blir selgeren forpliktet.
Vi har skrevet om partenes representant og fullmakter i en artikkel som bl.a. ligger lagret i artikkelsamlingen for standardkontrakter, kapittel II. Dersom du vil lese mer inngående om dette temaet finner du artikkelen her.
4. Varsler, krav og meldinger
I de fleste kontraktsforhold av noen varighet blir det nødvendig å ha en dialog. I de fleste tilfeller er dialogen muntlig og uformell. Slik ønsker også de fleste at dialogen skal være. Man ønsker rett og slett ikke ha en formell arbeidshverdag.
Som oftest går det helt greit å forholde seg uformelt til hverandre. Samtidig er det på sin plass å minne om at man kan holde en uformell tone selv om man bekrefter muntlige avtaler (om smått eller stort) i form av en skriftlig henvendelse eller tilbakemelding.
Det er ikke få saker eller krav som har blitt tapt fordi en av partene har stolt på at «det muntlige er like bindende som det skriftlige». For det er jo helt riktig når man sier at en muntlig avtale er like rettslig bindende som en skriftlig.
Problemet med muntlige avtaler oppstår når den andre parten enten ikke vedkjenner seg en slik avtale som motparten påstår, eller partene er dypt uenige om hva det var man avtalte.
I slike situasjoner vil det være den som påstår noe som har bevisbyrden, eller risikoen. Og når begge parter hevder det motsatte av hverandre er det vanskelig for en dommer å treffe en avgjørelse som gir den som påstår noe, rett. Med mindre annet bevismateriale kan underbygge det man måtte påstå.
Så for å unngå en slik situasjon hvor det «muntlige blir som blåst for vinden» har man laget en slik bestemmelse som fremgår av punkt 4.2.
Hensikt og formål er å slå fast at bestemte typer av kommunikasjon mellom partene skal være skriftlig, og følgelig fremgår det av bestemmelsens første ledd at slik kommunikasjon «skal skje elektronisk». For alle praktiske formål vil det skje i form av en e-post.
Som det fremgår av bestemmelsens overskrift er det «varsler, krav og meldinger» som skal sendes elektronisk. På den måten sikrer man seg bevis for at den enkelte part har sendt sine «varsler, krav og meldinger» slik man skal, og det blir mulig å konstatere hva varselet, kravet eller meldingen inneholdt.
Det er også viktig å få med seg at slike «varsler, krav og meldinger» skal sendes til «avtalte adresser». Har man avtalt hvilke personer det er som skal representere hhv kjøper og selger så skal «varsler, krav og meldinger» sendes til disse. Normalt vil man ha tatt inn informasjon om dette i selve avtalen. Det kan være i selve avtaledokumentet eller f eks i et referat som inngår som del av avtalens dokumenter.
Videre følger det av bestemmelsens andre ledd at dersom slik adresse ikke er avtalt kan «varsler, krav og meldinger» sendes til «partens generelle e-postadresse, eller som ordinær post».
Det følger også av bestemmelsens tredje ledd at den som sender fra seg «varsler, krav og meldinger» må «identifisere leveransen og den person eller enhet som håndterer kjøpet hos adressaten» så presist som mulig.
I tillegg må det fremgå tydelig hva «varsler, krav og meldinger» gjelder. Dette står ikke eksplisitt i bestemmelsen, men uklarheter vil gå ut over den som har forfattet og sendt det aktuelle varsel, krav eller melding.
Betydningen av at disse reglene etterleves kan ikke stresset nok. Dette settes særlig på spissen i de tilfeller hvor manglende skriftlighet, feilforsendelser eller uklarheter får som konsekvens at man ikke anser et varsel, krav eller melding for å være sendt evt ikke sendt tidsnok til å oppfylle standardkontraktenes bestemmelser. I slik tilfeller kan man nemlig risikere å tape sin rettslige posisjon, og det vil man som regel unngå. Vi kommer nærmere tilbake til dette der vi behandler de aktuelle bestemmelsene dette er relevant for.
Vi har også skrevet en artikkel om varsler og krav i artikkelsamlingene for de entrepriserettslige standarder, og du finner en slik artikkel her.
Til slutt vil vi fremheve at NS 8411 og NS 8412 punkt 4.2 inneholder en helt spesiell regel i siste ledd som er verdt å merke seg.
Der står det nemlig at dersom man har sendt «varsler, krav og meldinger» i samsvar med reglene i punkt 4.2 så anses varselet, kravet eller meldingen for å være «gitt i tide selv om de ikke når frem til den annen part (…) blir forsinket eller forfeilet».
Bestemmelsen viser til kjøpsloven § 82, som du kan lese her.
Lovbestemmelsen har inntatt et vilkår om at varselet, kravet eller meldingen må være gitt «på en måte som er forsvarlig etter forholdene». Dette vilkåret følger ikke eksplisitt av 4.2 i hhv NS 8411 og NS 8412, men bør innfortolkes gjennom henvisningen til kjøpsloven § 82.
