1. Innledning
Samtlige tre standarder har en bestemmelse som omhandler varsler og krav, se NS 8405 punkt 8, NS 8406 punkt 7 og NS 8407 punkt 5.
Bestemmelsene er stort sett likelydende, men i NS 8405 og NS 8407 er konsekvensen av ikke å overholde kravene til varsler langt mer alvorlig enn i NS 8406.
Bakgrunnen for det er at manglende overholdelse av bl.a. varslingsfrister i NS 8405 og NS 8407 som oftest medfører at det krav man ville varsle går tapt. Manglende overholdelse av varslingsbestemmelser har såkalt preklusiv virkning. At noe prekluderes betyr rett og slett at det bortfaller.
Dette er kanskje den viktigste forskjellen mellom NS 8405 og NS 8407 på den ene siden og NS 8406 på den andre. Det er dette som gjør at bruk av NS 8405 og NS 8407 stiller ekstra store krav til profesjonalitet hos aktørene, og ikke minst rutiner og systemer for kontraktsadministrasjon.
Samtidig er det ikke slik at NS 8406 ikke kan benyttes til store bygge- eller anleggsprosjekter. Et eksempel på det er at Statens Vegvesen har benyttet NS 8406 som standard for sine prosjekter i mange år.
2. Hvorfor egen bestemmelse?
I de aller fleste byggeprosjekter skjer det noe uventet, uforutsett og/ eller avdekkes noe som ingen av partene hadde forutsett.
Oftest er det slik at dette «noe» avdekkes av entreprenør, og ofte vil entreprenør være av den oppfatning at dette «noe» er byggherrens ansvar og/ eller risiko.
Ikke sjelden vil entreprenør mene at dette «noe» vil forsinke fremdriften, at det vil kreve en ekstra ressursbruk som entreprenøren ikke hadde forutsatt eller en kombinasjon av begge deler.
Siden byggherren må få anledning til å delta i beslutningen om hvordan man skal forholde seg til dette «noe», må entreprenøren varsle byggherren tidsnok.
Dette "noe" kan dreie seg om forhold som vil få store konsekvenser økonomisk, kostnadsmessig og/ eller fremdriftsmessig. Dersom dette "noe" ligger innenfor byggherrens risikoområde er det derfor viktig at byggherren får anledning til selv å ta stilling til hvorledes dette "noe" evt skal håndteres. Man bør (må) unngå at det senere kan reises tvil om hvorvidt byggherren fikk anledning til selv treffe en beslutning, og hva den beslutningen evt gikk ut på.
Det er vel så viktig at entreprenøren får en rask tilbakemelding fra byggherren. Entreprenør skal slippe å gå rundt og lure på hva byggherren mener om det han har varslet om. Følgelig er det også helt sentralt at man for ettertiden ikke er i noen tvil om hva byggherren svarte på entreprenørens varsel.
Systemet med preklusive frister er helt sentralt for å motivere partene til slik varsling og oppfølgning.
I standardkontraktene er det flere regler som regulerer når det skal varsles, hvor raskt, til hvem og hvordan dette skal håndteres av den som mottar varselet.
Standardenes bestemmelser om «Varsler og krav» utfyller de øvrige bestemmelsene som handler om varsler og svar på slike. Konsekvensene av at man ikke etterlever bestemmelsene kan bli svært alvorlige og følgelig må man kjenne bestemmelsen om «Varsler og krav» godt.
Vi tar utgangspunkt i NS 8407 punkt 5, men presiserer at det tilsvarende følger av NS 8405 punkt 8.
3. Krav til adressat
Det følger av NS 8407 punkt 5, første ledd at alle «varsler og krav og svar på disse" skal sendes skriftlig til "partenes representanter (…) eller til avtalte adresser».
Vi har skrevet en egen artikkel om «Partenes representanter» og deres rolle, les mer her.
Man kan med andre ord ikke selv velge man vil sende slike varsler til.
Det klare rådet er at man etablerer gode rutiner, man orienterer den andre part skriftlig om hvem som er adressat for hva, og man holder disse rutinene oppdatert.
Ofte vil en byggherre ha utarbeidet en PA-bok hvor dette fremgår, og så må man holde den a jour. Det er ingen ting i veien for at entreprenørens personer og adresser inntas samme sted.
4. Krav til skriftlighet
Av det siterte fremgikk det at «varsler og krav og svar på disse» skal være skriftlige.
Brev, utfylte skjemaer og referater er skriftlige dokumenter. At referater regnes som skriftlig følger direkte av bestemmelsen.
For de fleste vil også mailkorrespondanse bli ansett som noe skriftlig, men dette reguleres ulikt i standardkontraktene.
I NS 8407 anses mailkorrespondanse for å være skriftlig med mindre noe annet er særskilt avtalt, mens det motsatte er tilfelle i NS 8405 og NS 8406.
Dette kan ha sammenheng med at NS 8405 og NS 8406 ble utgitt noen år tidligere enn NS 8407.
I en dom fra Hålogaland lagmannsrett av 5.4.2024 fastslo retten at det skal svært lite til før man anser partene for å ha avtalt at mailkorrespondanse skal anses å være avtalt som skriftlig i kontrakter inngått på grunnlag av NS 8405 (og tilsvarende for NS 8406). Den omstendighet at partene hadde inntatt mailadressene til partenes representanter i kontraktsformularet og avtalt at all korrespondanse skulle foregå i prosjekthotellet (noe som forutsatte digital kommunikasjon) konkluderte lagmannsretten at digital kommunikasjon var avtalt. Vår redegjørelse for dommen kan du lese her.
5. Bortfall av rett
NS 8405 punkt 8, siste ledd og NS 8407 punkt 5, siste ledd inneholder en spesiell bestemmelse som ikke finnes i NS 8406 punkt 7.
Som overskriften signaliserer handler bestemmelsen om bortfall av rett.
Poenget er at den som vil påberope at den andre har sendt et varsel for ent, eller svart på et varsel for sent, må melde fra om dette uten "ugrunnet opphold".
Hvis man ikke melder fra "uten ugrunnet opphold" mister man retten til å påberope at det den andre varsler om, er prekludert.
En slik melding må være skriftlig.
Vi kan bruke reglene om irregulære endringsordrer som et eksempel.
Det følger av NS 8405 og NS 8406 23.2 og NS 8407 punkt 32.2 at mottar entreprenør et pålegg om noe han mener er en endring, må entreprenør varsle byggherren om dette «uten ugrunnet opphold».
Hvis entreprenøren ikke varsler innen fristen skal det arbeidet man mener å ha fått pålegg om anses for å være en del av kontraktsarbeidet.
Deretter følger det av bestemmelsene i hhv NS 8405 punkt 23.3 og NS 8407 punkt 33.3 at byggherren må bestride at det foreligger et pålegg om endring hvis man er uenig, og det svaret må også sendes «uten ugrunnet opphold».
Hvis byggherren vil påberope at entreprenøren sendte sitt varsel om at noe er et pålegg om endring for sent, eller vil entreprenøren påberope at byggherren svarte på sitt varsel for sent, følger det av NS 8405 punkt 8, tredje ledd og NS 8407 punkt 5, tredje ledd at man må si fra om dette skriftlig og «uten ugrunnet opphold».
Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er satt for at den som evt ønsker å påberope noe må få tid til å kontrollere og sjekke ut om det er grunnlag for å påberope det aktuelle, før man reagerer overfor sin motpart. Normen er likevel at man reagere innen noe få dager. Man sier gjerne at det dreier seg om en aktivitetsplikt hvor man teller dager, og ikke uker eller måneder.
